OneDrive Dateien schützen

In diesem Beitrag geht es um die häufigsten Datenpannen in Microsoft Teams und wie du deine OneDrive Dateien schützen kannst.

Inhaltsverzeichnis

1 Datenschutz in OneDrive Microsoft
2 OneDrive schützen – die häufigsten Fehler
3 Tipps, Seminare und Schulungen zu OneDrive in Microsoft 365 und SharePoint Dateiablage

Datenschutz in OneDrive Microsoft

Als zertifizierte Trainerin und Inhaberin von Treutlein Seminare habe ich in den letzten 12 Monaten ca. 200 Schulungen zu Microsoft Teams durchgeführt. Vor allem die Dateiverwaltung in MS Teams mit OneDrive von Microsoft und SharePoint führt zu vielen Fragen seitens der Teilnehmer. Daher möchte ich auch dir erklären, wie du deine OneDrive Dateien schützen kannst.

OneDrive schützen – die häufigsten Fehler

Nachfolgend lernst du die Fehler kennen, die am häufigsten im Umgang mit Microsoft OneDrive 365 gemacht werden.

Microsoft OneDrive Datei im Chat löschen

Löschen der Datei im Chat von Microsoft Teams bedeutet nicht, dass der Zugriff entzogen wird. Die anderen Chatmitglieder können immer noch direkt über OneDrive auf die Datei zugreifen und öffnen. Du hast quasi nur den Link aus Teams entfernt, nicht die Freigabe selbst.

Freigabelink anpassen vergessen

Der schlimmste Fehler wird beim Erzeugen des Freigabelinks gemacht. Du kannst nicht nur über MS Teams eine Datei freigeben, sondern beispielsweise auch über deinen Explorer, über OneDrive Online usw. Wenn du im Teilen-Fenster bist, achte darauf, dass du nicht einen weltweiten Link erzeugst. Im oberen Bereich legst du nämlich den Freigabelink auf diese Datei fest. Der untere Bereich ist nur dafür da, den erzeugten Link zu versenden. Das bedeutet aber nicht, dass nicht im schlimmsten Fall die ganze Welt darauf Zugriff hat.

Autorin: Karina Treutlein

Inhaberin von Treutlein Seminare, zertifizierter Trainer, zertifizierter Business-Coach, geprüfter Online-Trainer, Fachbuchautorin, Produzent Microsoft 365-E-Learning, Expertin für Microsoft 365 (MS Teams, Planner, Outlook, OneNote, OneDrive), Führungskräfte-Coach für digitale Selbstorganisation und Zeitmanagement

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Webinar und Schulung zu OneDrive und SharePoint

Treutlein Seminare führt praxisnahe Schulungen zu cloudbasierter Dateiverwaltung mit OneDrive und SharePoint durch. Dabei stimmen wir die Inhalte gerne mit Ihnen ab oder beantworten Ihren Mitarbeitern in einer individuellen Experten-Sprechstunde alle Fragen, die diese zu OneDrive oder SharePoint Thema haben.

Schulung zu Dateimanagement

Video „Die schlimmsten Fehler bei OneDrive“

Schau dir gerne mein Video mit den schlimmsten Fallen in OneDrive an und lerne, wie du deine OneDrive Dateien schützen kannst. Diese Fehler macht fast jeder, der mit Microsoft 365 arbeitet.

Schulung zu Dateimanagement

Bearbeiten vs. Anzeigen beim Teilen von Dateien

Egal an welcher Stelle du in MS Teams eine Datei speicherst, gibst du diese Datei oft zur Bearbeitung frei, nicht nur zum Anzeigen. Und hier solltest du deine OneDrive Dateien schützen. Möchtest du diese Berechtigung anpassen, geht das nur am Speicherort der Datei. Bei Chatdateien ist das dein OneDrive, bei Kanaldateien SharePoint. In OneDrive von Microsoft kannst du deine Freigaben selbst anpassen, in SharePoint nur der Besitzer des Teams. Also Obacht geben, wenn du eine Datei in einem Kanal teilst, dann gibst du deine Besitzerrechte quasi an das Team ab.

Datei Direktzugriff über Kanal geben

Kanaldateien werden auf SharePoint verwaltet. Wenn du dort in der Zugriffsverwaltung bist und eine Datei weiteren Personen außerhalb deines Teams freigeben möchtest, dann solltest du das auf gar keinen Fall über den Direkten Zugriff tun, denn sonst gibst du dem Freigabeempfänger nicht nur Zugriff auf die eine Datei, sondern auf die ganze Microsoft 365-Gruppe. Wenn du von OneDrive Dateien teilen oder über OneDrive Ordner freigeben möchtest, dann solltest du das über den Teilen-Befehl tun, sonst gibst du mehr frei als du vielleicht willst.

PowerPoint freigeben in Teamsbesprechung

Wenn du während einer Kanalbesprechung eine PowerPoint zeigen möchtest und diese spontan „vom Computer hochlädst“, dann speicherst du automatisch eine Kopie dieser Präsentation in der Dateibibliothek des Kanals, d. h. andere Teammitglieder haben ggf. sogar Bearbeitungsrechte auf deine Präsentation, obwohl du diese wahrscheinlich nur während des Meetings zeigen wolltest.

Na, ist dir schon ganz warm geworden? Das sind nur einige der Fehler, die regelmäßig im Umgang mit Dateien passieren. Alles, was du sonst noch wissen musst, um effizient und datenschutz-konform mit OneDrive Microsoft zu arbeiten, erfährst du in einer Schulung.

Tipps, Seminare und Schulungen zu OneDrive in Microsoft 365 und SharePoint Dateiablage

Schulung zu Dateimanagement