Webinar und Schulung zu OneDrive und SharePoint
Treutlein Seminare führt praxisnahe Schulungen zu cloudbasierter Dateiverwaltung mit OneDrive und SharePoint durch. Dabei stimmen wir die Inhalte gerne mit Ihnen ab oder beantworten Ihren Mitarbeitern in einer individuellen Experten-Sprechstunde alle Fragen, die diese zu OneDrive oder SharePoint Thema haben.
Dateiablage im MS Teams Chat
Die komplette Dateiablage hinter den privaten Chats von MS Teams läuft über OneDrive. Alle Dateien, die in einem Chat angefügt werden, liegen automatisch auf OneDrive.
Bereits vor dem Anfügen einer Datei ist es notwendig, den voreingestellten Freigabelink ggf. anzupassen. Klicke dazu vor dem Posten des Dateilinks unter dem Namen der Datei auf den voreingestellten Link und passe dort die Freigabeeinstellungen individuell an.
Wenn du später die Freigabe auf eine Datei wieder entziehen möchtest, nutzt es nichts, wenn du den Post im Teams-Chat löscht, denn dadurch würdest du nur den Link zur Datei löschen. Die Chatmitglieder hätten weiterhin direkten Zugriff auf die Datei über OneDrive Online, dort im Bereich „Mit mir geteilt“. Und auch nur dort kann man die Berechtigungen anpassen, gelöschte Dateien wiederherstellen und vieles mehr. OneDrive ist einfach die Schaltzentrale der digitalen Ablage in der Microsoft-Umgebung.
Loop-Komponenten in Microsoft OneDrive 365
Du hast die Möglichkeit, in Microsoft Teams Chats sogenannte Loops einzufügen. Dabei handelt es sich um portable Inhalte, die man gemeinsamen mit anderen Personen nutzen. Eine tolle Sache! Aber was, wenn du hier die Berechtigungen einschränken oder weiteren Personen Zugriff auf so eine Loop-Komponente geben möchtest oder wenn du einen Loop löschen willst? Auch das geht nur am Speicherort der Datei und auch hier ist das OneDrive.
Hier befinde ich mich in einem Kanal eines Teams in Microsoft Teams. Die Dateiverwaltung in Teams und Kanälen läuft komplett über SharePoint. OneDrive Speicher und SharePoint funktionieren in vielen Bereichen gleich. Es ist also von großem Vorteil, wenn du weißt, wie OneDrive funktioniert, um auch die Dateiablage in Kanälen zu verstehen.
OneDrive in Onlinebesprechungen
Eine Microsoft Teams Onlinebesprechung lässt sich aufzeichnen. Du möchtest, dass auch externe Teilnehmer auf diese Aufzeichnung zugreifen können. Tja, nun wird es etwas komplex. Grundsätzlich haben nur Kolleginnen oder Kollegen aus der gleichen Organisation Zugriff auf die Besprechungsaufzeichnung.
Externen Besprechungsteilnehmern muss die Aufzeichnung explizit freigegeben werden. Auch hier ist der Speicherort OneDrive und natürlich muss man wissen, wie man für externe Personen Freigaben erteilt. Das ist ganz schön komplex und es gibt viele Einstellungsmöglichkeiten und somit auch Fehlerquellen für den ungeschulten Anwender. Aber vor allem solltest du wissen, wo du die Aufzeichnung erst mal finden kannst, damit du diese vom Speicherplatz aus freigeben kannst.
Link per E-Mail teilen in Outlook
Auch Outlook 365 und OneDrive sind automatisch miteinander verknüpft. Dadurch musst du nicht jedes Mal eine Kopie einer Datei senden und anschließend vielleicht mühselig die Versionen händisch wieder zusammenführen, sondern kannst gleich einen Freigabelink senden. Und du hast auch nicht die Einschränkung von maximal 10 MB.
Klicke dazu auf das Register Einfügen und dort auf Datei anfügen. Alle Dateien, die bereits auf OneDrive gespeichert sind, sind mit einem Wolkensymbol gekennzeichnet. Bei einem Freigabelink greift der Empfänger auf die gleiche Datei zu, es wird keine Kopie verschickt, sondern ein Link, der zu OneDrive führt.
Beim Anfügen der Datei muss unbedingt darauf geachtet werden, welche Rechte hinter dem Freigabelink voreingestellt sind. Und natürlich muss man wissen, wie man den richtigen Link erzeugt und wo der Zugriff angepasst werden kann, natürlich auf OneDrive. Übrigens ist das Teilen eines Freigabelinks zu OneDrive viel sicherer, als Anhänge per E-Mail zu versenden.
OneNote und OneDrive Speicher Online
Viele Unternehmen arbeiten mit OneNote, dem digitalen Notizbuch von Microsoft. Vielleicht hast du schon einmal ein OneNote-Notizbuch über die OneNote-App angelegt. Dies passiert alles in der OneNote-Oberfläche. Was viele nicht wissen: Das Buch wird nicht in OneNote gespeichert, sondern im Hintergrund auf OneDrive. Und deshalb müssen auch dort Zugriffsrechte vergeben, verwaltet oder ein Buch gelöscht werden. Übrigens bietet Treutlein Seminare auch ein E-Learning zu OneNote an.
OneDrive Speicher im Dateiexplorer
Damit dir der Umstieg auf die cloudbasierte Ablage nicht zu schwer fällt, zeige ich in den OneDrive-Schulungen und E-Learnings, wie man OneDrive mit dem Dateiexplorer verknüpft. So kannst du wie gewohnt deine Dateien über deine Explorer öffnen oder bearbeiten, selbst wenn du gerade offline bist.
Wie sicher ist Microsoft OneDrive in Microsoft 365?
Oft höre ich den Einwand, dass die Cloud nicht sicher ist und daher lieber weiterhin wie bisher auf lokalen Speicherplätzen gespeichert wird. Zum einen stimmt das nicht und zum anderen ist diese Frage sowieso in den meisten Fällen schon hinfällig, da die User bereits unfreiwillig und unbemerkt mit OneDrive im Hintergrund arbeiten.
Ich bin Karina Treutlein, Inhaberin von Treutlein Seminare und Microsoft 365 – Nerd.
Beratung, Training, Coaching von MS Teams, OneNote, Teams, OneDrive, SharePoint, Planner, Forms, Zeit- und Selbstmanagement uvm.!
