Emails organisieren

Ab in den Urlaub und keinen Stress mit E-Mails organisieren oder Anrufen

Gerade während deines Urlaubes ist das Thema Emails organisieren und geschäftliche Anrufe organisieren ein wichtiges Thema. Nicht jeder kann es sich leisten, nicht erreichbar zu sein. Mittelständische und größere Unternehmen lassen E-Mails normalerweise mit dem Abwesenheitsassistenten automatisch beantworten oder leiten ihre E-Mails zu ihrer Vertretung weiter, genauso wie Anrufe. Bei kleineren Unternehmen sieht das aber meist anders aus: Oft gibt es keine Vertretung und die meisten wollen oder können sich nicht ganz aus dem Tagesgeschäft herausnehmen, weil sie z. B. keine Angebotsanfrage verpassen wollen oder laufende Projekte eine schnelle Reaktion erfordern könnten.

Tipps zu Emails organisieren

Damit es während deines Urlaubes trotzdem weiterläuft, du nichts Wichtiges verpasst und trotzdem ein paar Tage entspannt Urlaub machen kannst, hier ein paar Tipps:

Vorab informieren: Informiere vorab deine Stammkunden über deine Abwesenheit und frage Themen ab, die offen sind oder die du vielleicht vor deinem Urlaub noch klären kannst. Zum einen zeigst du damit Engagement und zum anderen hast du während und nach dem Urlaub weniger zu tun.
Handy-Mailbox: Passe den Ansagespruch auf deiner Mailbox an. Teile mit, wie lange du in Urlaub bist mit der Bitte, in dringenden Fällen eine Nachricht aufzusprechen. Rufe auch nur zurück, wenn jemand wirklich darum bittet und nicht bei jeder Nummer, die du auf deinem Display siehst.
Outlook-Regel: Richte für dein E-Mail-Postfach über den Regel-Assistenten eine automatische Antwort ein. Dort teilst du mit, dass du in Urlaub bist und wann du wieder E-Mails bearbeitest. Und dann kannst du immer noch ganz in Ruhe deine Emails organisieren.
Dringende E-Mails weiterleiten: Vielleicht hast du Angst, dass dir dringende E-Mails durchflutschen, wenn du gar keine E-Mails liest. In dem Fall kannst du dringende E-Mails einfach filtern lassen. Schreibe in deinen Abwesenheitsassistenten, dass der Absender in dringenden Fällen die gleiche E-Mail nochmals senden soll, diesmal zusätzlich mit dem Wort „dringend“ im Betreff. Damit dich nur diese E-Mails erreichen, richtest du dir eine Regel ein, die nur E-Mails mit dem Betreff „dringend“ an eine geheime E-Mail-Adresse weiterleiten, die du auch im Urlaub checkst.
Laptop zu Hause lassen: Lass doch einfach mal den Laptop zu Hause und organisiere dich im Notfall über das Handy. Vielleicht genügt es, wenn du die geheime E-Mail-Adresse aus dem Tipp zuvor auf dein Handy umleitest. Das Handy reicht allemal, um eine dringende E-Mail zu bearbeiten. Der Laptop verleitet einfach mehr zum Arbeiten.
Notfall-Telefonnummer: Richte für dein E-Mail-Konto eine Abwesenheitsnachricht ein mit dem Hinweis, dass du nur in ganz dringenden Fällen per Mobil-Telefon erreichbar bist und deine E-Mails gar nicht gelesen werden, während du weg bist.
Externe Unterstützung: Vielleicht kennst du jemanden, der während deiner Abwesenheit sporadisch deine E-Mails organisieren und checken könnte? Dann muss nur noch geklärt werden, in welchen Fällen dieser Jemand E-Mails selbst beantworten darf oder dich informieren soll. Übrigens kannst du auch externe Bürodienstleister für relativ kleines Geld beauftragen, deine E-Mails oder auch Telefonate während deiner Abwesenheit entgegenzunehmen.
Telefon umleiten: Leite dein Telefon an eine vertrauenswürdige Person um, die Anrufe während deines Urlaubes entgegennimmt. Einfach die Rufumleitung einschalten und schon ist es still im Urlaub.
Plane den nächsten Urlaub: Selbstständige vergessen oft, ihren Urlaub zu planen, mit dem Ergebnis, dass sie auch keinen machen, weil sie ihn kurzfristig nicht mehr unterbringen. Daher mein Tipp: Leg dir in Outlook eine jährlich wiederkehrende Serienaufgabe an, z. B. für den Oktober, die dich an deine Urlaubsplanung erinnert. Du solltest dir dann zumindest einen Zeitblocker in deinen Kalender eintragen.