Outlook-Kurse/Schulungen vom Profi

Projektmanagement Aufgabenverwaltung mit Microsoft Planner

Viele Unternehmen setzen auf Microsoft Office 365. Zu diesem Produkt gibt es jede Menge Apps, die online verfügbar sind. Kaum jemand hat hier den Überblick. Welches Programm nutzt man am besten wofür? Was können die einzelnen Programme? Als Trainerin für Office Programme möchte ich dir heute einen Einblick in Microsoft Planner geben, eine App der Microsoft Office 365-Programme, mit der man Aufgaben zu einem Projekt im Team verwaltet.

Was ist Microsoft Planner?

Planner ist ein einfaches, kollaboratives Projektmanagement-Tool. Kernfunktionen sind eine Aufgabenverwaltung, eine Statusübersicht und eine gemeinsame Dateiablage. Diese Funktionen werden noch um einen gemeinsamen Projektkalender, einen Projekt-Chat, ein Projektpostfach mit eigener E-Mailadresse sowie ein gemeinsames Projektnotizbuch ergänzt. Für jedes Projekt kann ein Plan mit Mitgliedern erstellt werden.

Welche Vorteile hat Planner?

  • Planner ist in Microsoft Office 365 integriert, was andere Tools zur Aufgabenplanung nicht sind (z. B. Trello). Es gibt Schnittstellen zu Outlook, SharePoint, Teams, OneNote, Microsoft To-Do.
  • Planner bündelt zentral auf einer Seite alle Aufgaben zu unterschiedlichen Projekten.
  • Planner ist übersichtlich: Sie sehen auf einen Blick alle relevanten Informationen, z. B. eigene Aufgaben,  die Aufgaben anderer, Überblick über den aktuellen Status aller Aufgaben, den Stand des kompletten Projektes usw.
  • Direkter Upload von Dokumenten, d. h. alle Teammitglieder können auf alle relevanten Dokumente zugreifen und gleichzeitig an den gleichen Dokumenten arbeiten.
  • Planner kann auch von unterwegs genutzt werden. Aufgaben sind auf mobilen Endgeräten zu sehen und zu bearbeiten. Es gibt kaum Unterschiede zwischen der Web- oder Mobile-Version.

Wer kann Planner verwenden?

Nur Personen mit einem Office-365-Konto. Private Nutzer (z. B. mit einem Outlook- oder Hotmail-Konto) haben keinen Zugriff. Eine kleine Ausnahme gibt es: Externe können die Aufgaben in deren Outlook einbinden. So sehen auch sie, welche Aufgaben sie zu welchem Fälligkeitsdatum zu erledigen haben.

Was kann Planner?

– Aufgaben einer oder mehreren Personen zuweisen
– Strukturierung durch Fälligkeitsdatum und Aufgabenkategorien
– Einbinden von Dateien, Anlagen, Checklisten etc. in Aufgaben
– Status-Anzeigen und Diagramme für bessere Übersicht
– Bequemes Zusammenspiel mit anderen Microsoft Office 365-Anwendungen

Wie funktioniert Microsoft Office 365 Planner?

Zunächst wird ein Projekt-Plan erstellt, dann werden diesem Plan Mitglieder hinzugefügt (also die Projektbeteiligten), dann werden Aufgaben zu diesem Projekt erstellen und ggf. einem Mitglied zugewiesen und letztendlich kann man den Projektfortlauf über Diagramme beobachten und entgegenwirken. Du hast quasi im Team Transparenz über den Aufgabenstand.

Wie ist Planner aufgebaut?

Planner ist in drei Ebenen unterteilt: Plan, Aufgabenkategorien und Aufgaben. Pro Projekt legst du einen Plan an und legst fest, wer am Projekt teilnehmend darf. Diese Gruppe kann den Plan sehen, bearbeiten und Aufgaben zugewiesen bekommen. Jeder Plan ist in Buckets (Unterkategorien) unterteilt, in denen Aufgaben angeordnet werden.

Wie behalte ich in Office Planner den Überblick?

In Status-Diagrammen siehst du auf einen Blick, wer welche Aufgaben hat und wie der jeweilige Bearbeitungsstatus ist. Wenn du möchtest, kannst du einen Zeitplan zu deinem Outlook-Kalendern hinzufügen. Auch kannst du dir automatische Benachrichtigungen per E-Mail oder Push-Nachricht aufs Handy schicken lassen, z. B. wenn du eine Aufgabe zugewiesen bekommst.

Wie kann ich einen Plan nach Beendigung schließen oder archivieren?

Diese Funktion wird derzeit von Planner nicht unterstützt. Nach Abschluss eines Plans hast du drei Optionen:

  1. Entferne dich selbst aus dem Plan: Wenn du nicht der alleinige Administrator bist, kannst du den Plan verlassen, wodurch er aus deinem Planner-Hub (Übersicht über deine Projektpläne) entfernt wird. Dateien, Aufgaben, Unterhaltungen und andere Elemente des Plans werden beibehalten.
  2. Lösche den Plan: Nur der Planbesitzer (der den Plan angelegt hat) kann einen Plan löschen. Bevor er das tut, sollte er sicherstellen, dass niemand die Gruppe für Aktionen außerhalb von Planner verwendet. Nachdem ein Plan gelöscht wurde, gibt es keine Möglichkeit mehr zum Wiederherstellen des Plans (oder der zugehörigen Dateien, Unterhaltungen und anderen Daten). Die Dateien sollten an einem anderen Speicherort gespeichert werden und alle wichtigen Informationen aus den Unterhaltungen und dem OneNote-Notizbuch an einen anderen Speicherort kopieren werden, bevor die Gruppe gelöscht wird.
  3. Unternehme nichts: Es spricht nichts dagegen, den Plan einfach zu verlassen, wenn das Projekt für dich abgeschlossen ist. Er wird weiterhin in deinem Planner-Hub angezeigt, du hast jedoch die Möglichkeit, ihn aus deinen bevorzugten Plänen zu entfernen, sodass du dich nur auf deine aktuelle Arbeit konzentrieren kannst. Es ist sinnvoll, alte Pläne (siehe Option 2) später zu bereinigen, doch es spricht auch absolut gar nichts dagegen, einen Plan eine Zeit lang unverändert beizubehalten, um sicherzustellen, dass deine/eure Dateien, Unterhaltungen, Notizen und die anderen Informationen noch verfügbar sind.

Kann ich Pläne oder Aufgaben in Planner drucken?

Leider nicht, du kannst einen Plan aber in Excel exportieren und dort drucken.

Welches Abonnement stellt Microsoft Planner zur Verfügung?

Business Essentials
Business Premium
Office 365 Enterprise E1 – E5
Office 365 Education

Wo werden die Dateien im Microsoft Programm Planner aufbewahrt?

Planner-Pläne sind Office 365-Gruppen zugeordnet. Dateien für Office-365-Gruppen werden in einer zugeordneten SharePoint-Dokumentenbibliothek gespeichert. Wenn du deine Planner-Dateien sehen möchtest, klicke auf die drei Punkte rechts neben dem Plannamen (…) und wählen dann Dateien aus.

Gibt es einen Papierkorb in der Planner App?

Nein. Da es keinen Papierkorb gibt, gibt es nach dem Löschen keine Möglichkeit mehr, Inhalte wieder herzustellen. Also: Obacht geben, länger leben :-).

Suchst du vielleicht eine Inhouse-Schulung zu Microsoft Planner oder einem anderen Office-Produkt. Wir schulen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz. Unverbindliche Anfrage stellen

Du willst keine Neuigkeiten von uns verpassen?

Dann melde dich gleich für unseren kostenlosen Newsletter an!