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Office OneNote

In Office OneNote Datei freigeben über OneDrive

Alle Dateien, die auf einer Cloud gespeichert sind, also auf OneDrive oder SharePoint, können mit anderen Personen über Office OneNote geteilt und gemeinsam bearbeitet werden, auch in Echtzeit. Dazu ist es notwendig, dass der entsprechende Freigabelink am Speicherort der Datei erstellt und dieser Link in OneNote eingefügt wird.

Office OneNote Datei über OneDrive öffnen

Am besten geben Sie eine Datei immer direkt am Speicherort frei, also von OneDrive oder SharePoint. Beide Cloudspeicher erreichen Sie über das Internet. Also öffnen Sie Ihren Browser, z. B. Edge oder Firefox und geben in die Browserzeile www.office.com ein.

Links oben sehen Sie nun 9 Punkte im Quadrat. Klicken Sie darauf und wählen Sie OneDrive aus. Falls die Datei auf SharePoint liegt, navigieren Sie natürlich nicht zu OneDrive sondern zu SharePoint. Es öffnen sich Ihre Eigenen Dateien. Alle Dateien und Ordner, die Sie hier sehen, sind auf Ihrem persönlichen OneDrive gespeichert.

Freigabelink zu Datei erzeugen

Alle in der Cloud gespeicherten Dateien können Sie mit anderen teilen und anschließend gemeinsam bearbeiten.

Um einen Freigabelink auf die Datei zu erzeugen, klicken Sie neben der Datei auf das Teilen-Symbol. Klicken Sie dort über der Zeile, wo Sie eine E-Mail-Adresse eingeben können, auf den vorgegebenen Link und wählen Sie dort Bestimmte Personen aus. Legen Sie im unteren Bereich noch fest, ob diese Person die Datei bearbeiten oder nur lesen darf. Im Anzeigemodus können Sie zusätzlich das Downloaden blockieren. Dadurch kann die Datei auch nicht gespeichert oder kopiert werden. Screenshots vom Inhalt sind trotzdem jederzeit möglich.

Nachdem Sie auf Übernehmen geklickt haben, tragen Sie nun noch die E-Mail-Adresse des Empfängers ein. Der Link wurde nun im Hintergrund erzeugt. Er setzt sich zusammen aus der E-Mail-Adresse des Empfängers und den Einstellungen.

Zu Office OneNote Datei Freigabelink senden

Wenn Sie auf Senden klicken, würde der Empfänger eine E-Mail von Microsoft erhalten. Um den Link in OneNote zu hinterlegen, klicken Sie auf Kopieren, nehmen den Link über Kopieren in die Zwischenablage und fügen ihn in OneNote über Strg+V ein. Nun kann diese Person über diesen Link aus OneNote heraus auf die Originaldatei zugreifen.

Datei in OneNote gemeinsam bearbeiten

Haben alle Personen Zugriff auf eine Datei, kann diese nun gleichzeitig oder nacheinander geöffnet und bearbeitet werden. Da alle über den gleichen Link auf die Datei zugreifen, arbeiten auch alle an der gleichen Version. Wer die Datei gerade geöffnet hat, sieht man in der geöffneten Datei rechts oben. Dort werden die Namen angezeigt. Auf der Seite selbst sieht man den Cursor der anderen Person neben dem Geschriebenen mitlaufen, inklusive Initialen, damit man auch genau weiß, wer so schreibt und es zu keinen Überschneidungen kommt.

Seitenversionen in OneNote

In den eigenen Dateien von OneDrive kann man auch die Seitenversionen der Datei einsehen und so genau nachvollziehen, wie die Seite vorher ausgesehen hat und welche Änderungen vorgenommen werden. Dazu klicken Sie neben dem Namen der Datei auf die drei Punkte und wählen dort Seitenversionen aus.

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