OneNote-Notizbuch teilen

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie ein OneNote Notizbuch teilen. Wie Sie ein Buch freigeben, hängt davon ab, wo das Buch gespeichert ist. In diesem Beitrag geht es um das Teilen eines OneNote Notizbuches über OneDrive, das Notizbuch ist also auf OneDrive, Ihrer persönlichen Cloud gespeichert. Als OneNote Version beschreibe ich die OneNote App, nicht die OneNote for Windows 10 App. Das Teilen eines Notizbuches funktioniert allerdings bei beiden Versionen gleich.

OneNote Notizbuch teilen über OneDrive

In den meisten Fällen werden Ihre Notizbücher auf Ihrem persönlichen OneDrive gespeichert sein. Falls Sie sich nicht sicher sind, wo der Speicherort eines Buches ist, bevor Sie dieses freigeben, klicken Sie in OneNote links oben auf Datei. Dort sehen Sie in den Informationen, wo das Buch gespeichert ist. Steht dort „My SharePoint“, liegt das Buch auf OneDrive.

Um das Buch freizugeben, gibt es verschiedene Wege in OneNote. Beispielsweise indem Sie in einem geöffneten Buch rechts oben auf Freigeben klicken. Hier haben Sie nun die Möglichkeit, das komplette Buch freizugeben, einen Link zum Buch zu erstellen, eine Kopie der aktuellen Seite per E-Mail zu senden oder Zugriffsrechte anzupassen, also beispielsweise die Freigabe wieder zu entziehen. Gehen wir mal ins Detail.

Gesamtes OneNote Notizbuch freigeben

Über Gesamtes Notizbuch freigeben teilen Sie das komplette Buch. Es ist nicht möglich, ausschließlich einzelne Seiten oder Abschnitte freizugeben, Sie teilen immer das komplette Notizbuch. Allerdings ist es möglich, einzelne Abschnitte inklusive Seiten mit einem Kennwortschutz zu versehen, dazu später. Mit einem Klick auf Gesamtes Notizbuch freigeben öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Freigabelink erzeugen. Auf keinen Fall sollten Sie hier einfach die E-Mail-Adresse des Empfängers eingeben und auf Senden Denn dann würden Sie einen vordefinierten Freigabelink weiterleiten, den Sie so vielleicht gar nicht möchten. Um den Link anzupassen, klicken Sie über der E-Mail-Zeile auf den vorgeschlagenen Freigabelink. So gelangen Sie in die Linkeinstellungen.

Freigabelink erzeugen, um OneNote Notizbuch zu teilen

Die Linkeinstellungen sind in zwei Bereiche unterteilt. Im oberen Teil legen Sie den grundsätzlichen Linktyp fest und im unteren Bereich die Weiteren Einstellungen. Je nachdem, was Sie im oberen Bereich auswählen, werden im unteren Bereich dazu passende individuelle Einstellungsmöglichkeiten angeboten. Durch Ihre Auswahl und Kombination erzeugen Sie also einen Link, der sich später im Browser öffnet, wenn der Empfänger drauf klickt. Die Zusammensetzung des Links aus Zahlen, Buchstaben und Sonderzeichen wird also hier erzeugt. Und dieser Link führt dann eben zum OneNote-Buch.

Gehen wir nun mal die einzelnen Linkmöglichkeiten durch. Dies ist der wichtigste Teil bei der Freigabe. Denn wenn Sie einen falschen Link erzeugen, kann der Empfänger diesen nicht öffnen oder im schlimmsten Fall senden Sie einen Link, mit dem auch andere Personen das Notizbuch öffnen können.

Verschiedene Linktypen

OneNote Notizbuch teilen über den Link „Jeder mit dem Link“

Jeder mit dem Link erzeugt einen Link, mit dem JEDER das Notizbuch öffnen kann, auch wenn er nicht bei OneNote oder OneDrive angemeldet ist, er funktioniert bei Kolleginnen und Kollegen, aber auch bei jeder externen Person mit jeder x-beliebigen E-Mailadresse. Dieser Link kann auch von anderen Personen beliebig weitergeleitet werden und diese können das Buch dann auch öffnen. Der Link funktioniert also bei jedem, keiner muss sich legitimieren und Sie haben keinen Überblick darüber, wer wirklich Zugriff hat. Diesen Linktyp sollten Sie nur verwenden, wenn Sie eine Datei an eine große Gruppe von Menschen teilen möchten, deren E-Mail-Adresse Sie vielleicht auch nicht kennen. Vielleicht wenn Sie den Link auf einer Homepage posten möchten oder in einer größeren Veranstaltung, für ein Notizbuch macht das aber wohl keinen Sinn. Wenn Jeder mit dem Link bei Ihnen ausgegraut ist, dann hat Ihre Organisation diesen Linktyp aus Sicherheitsgründen deaktiviert. Nur bei diesem Linktyp haben Sie die Möglichkeit, bei den weiteren Einstellungen ein Ablaufdatum und ein Kennwort zu hinterlegen.

OneNote Notizbuch teilen über den Link „Personen in Ihrer Organisation mit dem Link“

Personen in Ihrer Organisation mit dem Link begrenzt die Zugriffsgruppe auf Interne, da nur Personen in Ihrer Organisation das Buch öffnen können, wenn diese mit ihrem Organisationskonto bei Microsoft angemeldet sind. Microsoft prüft dies im Hintergrund ab. Dieser Link kann zwar an andere Personen weitergeleitet werden, kann aber nur von Personen aus Ihrer Organisation geöffnet werden. Gelangt dieser Linktyp nach außen, kann er trotzdem von externen Personen nicht geöffnet werden. Das ist ein Vorteil. Der Nachteil ist allerdings, dass dieser Link für ALLE in Ihrem Unternehmen gilt, d. h. alle Kolleginnen und Kollegen erhalten den GLEICHEN Link. Dadurch ist es nicht möglich, dass Sie einem einzelnen Kollegen die Freigabe wieder entziehen. Sie müssten den kompletten Link löschen, womit auch die anderen Personen, die diesen Link haben, keinen Zugriff mehr hätten. Also ist auch dieser Linktyp eher ungeeignet, um ein OneNote Notizbuch teilen zu können.

OneNote Notizbuch teilen über den Link „Personen mit Zugriff“

Personen mit Zugriff erzeugt keinen NEUEN Freigabelink. Hier können Sie einen VORHANDENEN Freigabelink kopieren und weiterleiten, falls andere Personen ihren Freigabelink nicht mehr finden. Diesen Personen muss also bereits im Vorfeld das Buch freigegeben bekommen haben, damit der Link funktioniert.

OneNote Notizbuch teilen über den Link „Bestimmte Personen“

Ich empfehle Ihnen, ein OneNote Notizbuch über Bestimmte Personen zu teilen. Darüber wird ein Linktyp erzeugt, in dem die E-Mail-Adresse des Empfängers verschlüsselt ist. Deshalb kann auch nur diese Person das Buch öffnen. Dieser Linktyp kann für jede x-beliebige E-Mailadresse innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens verwendet werden. Der Empfänger des Freigabelinks muss sich nochmals mit einem Code legitimieren, falls es sich um einen externen Empfänger handelt. Das ist für den Empfänger zwar etwas aufwändiger, aber auch sicherer. Freigegebenen Personen haben keine Möglichkeit, dieses Buch an andere Personen freizugeben. Übrigens können nur Interne, keine Externen Personen eine Kopie des freigegebenen Buches bei sich in OneNote einbinden. Sie müssen das Buch also immer über den Link im Browser öffnen.

Leserechte vs. Bearbeitungsrechte OneNote Notizbuch

Nachdem Sie sich für den grundsätzlichen Empfängerkreis entschieden haben, legen Sie fest, ob der Empfänger Lese- oder Bearbeitungsrechte erhalten soll. Nun haben Sie den Link erzeugt. Da ich Bestimmte Personen ausgewählt habe, fehlt jetzt nur noch die E-Mail-Adresse des Empfängers. Klicken Sie auf Übernehmen, um wieder in das vorherige Fenster zu gelangen. Die Eingabe der E-Mail-Adresse des Empfängers ist nur bei Bestimmte Personen zwingend notwendig. Beim Linktyp Jeder mit dem Link und Personen in Ihrer Organisation ist der Empfängerkreis ja bereits klar.

Geben Sie nun noch die E-Mail-Adresse des Empfängers ein und schicken Sie den Freigabelink auf die Reise. So können Sie ein OneNote Notizbuch teilen.