Outlook Organisation leicht gemacht

Leerer Posteingang, aufgeräumtes Postfach, organisierte Wiedervorlage – so geht´s!

Mit der richtigen Outlook Organisation sparst du Zeit und Nerven. Ich zeige dir wie es geht:

Wahrscheinlich setzt du wie die meisten Menschen auch unbearbeitete E-Mails im Posteingang wieder auf ungelesen, damit du sie später nicht vergisst. Mit dem „später“ ist das aber dann so eine Sache. Neue E-Mails kommen nach und verdrängen ältere E-Mails immer weiter nach unten. Die Folge ist, dass du immer wieder in deinem Posteingang nach unten scrollst, um deine E-Mails immer und immer wieder zu checken, nur um ja nichts zu vergessen oder eine Frist zu versäumen und … deine Posteingangs-Liste wird immer länger.

Mißbrauche den Posteingang nicht als Ablage

Ich habe mal über 70 000 E-Mails im Posteingang eines Teilnehmers einer Outlook-Schulung gesehen. Leider ist das kein Einzelfall. Viele Menschen sind unzufrieden mit ihrer E-Mail-Organisation und schaffen die E-Mail-Flut nicht mehr.

Ich empfehle und schule sehr gerne das One-Touch-Prinzip, d. h. jede E-Mail wird nur ein einziges Mal angefasst und verschwindet dann aus dem Postausgang. Dazu muss man aber die Aufgabenliste von Outlook beherrschen. Denn dort gehören E-Mails (in Kopie) hin, die später bearbeitet werden sollen – also raus aus dem Posteingang und rein in die Aufgabenliste.

Organisiere deine E-Mails mit dem One-Touch-Prinzip

Bei dem One-Touch-Prinzip geht es darum, jede E-Mail nur einmal anzufassen und sich sofort für eine der drei folgenden Möglichkeiten zu entscheiden:

Wenn du die E-Mail nicht brauchst, lösche sie sofort
Bearbeite alle E-Mails direkt und sofort, die maximal drei Minuten dauern und auch die, die nicht warten können.
E-Mails, die nicht dringend sind und länger als drei Minuten dauern, legst du dir in die Aufgabenliste.

Nachfolgend habe ich dir verschiedene Szenarien aufgelistet, wie du mit E-Mails umgehen kannst. Das Ergebnis sollte immer das gleiche sein: Die E-Mail ist beim ersten Anfassen aus dem Posteingang raus.

Bei den Tipps geht es um ein gut ausgeklügeltes System, welches das Ergebnis aus vielen hundert Outlook-Seminaren ist. Du benötigest Wissen zu Regeln, QuickSteps, Aufgabenliste, 1-Ordner-Ablage usw. Aber auch wenn du (noch) nicht alles kannst, sind bestimmt einige Tipps auch für dich dabei. Und falls du noch Unterstützung brauchst, melde dich gerne bei mir.

Organisation im Posteingang von Outlook

WELCHE E-MAIL IST ES?	WIE GEHST DU AM BESTEN DAMIT UM?
Einmalig unerwünschte E-Mail	Sofort löschen
Wiederkehrende unerwünschte E-Mail	Dafür sorgen, dass die E-Mail nie wiederkommt, z. B. Newsletter abbestellen Aus Verteiler austragen lassen Über Regel automatisch löschen lassen (wenn der Absender nicht wissen/merken soll, dass du die E-Mail löscht)
Zu Lesendes (Newsletter, Cc…)	Zu Lesendes zusammenfassen und im Block lesen Möglichkeit 1: Kategorisieren und in Masterablage schieben. Richte eine Aufgabenserie ein, die dich daran erinnert, in regelmäßigem Rhythmus diese E-Mails zu lesen. Wenn dir die Suche nach den kategorisierten E-Mails zu umständlich ist, richte dafür einen Suchordner ein und verknüpfe ihn in deine Favoriten. Möglichkeit 2: Extra Ordner „Zu Lesendes“ anlegen und dort die ungelesenen E-Mails ablegen. Entweder auch hier ein Zeitintervall (= geplantes Lesen) über eine Serienaufgabe einrichten oder anhand der Anzahl der ungelesenen E-Mails entscheiden, wann du diese lesen möchtest (=sporadisches Lesen). Möglichkeit 3: Über Regel diese E-Mails automatisch verschieben lassen, entweder nach Betreff, Absender oder Cc-Mails automatisch kategorisieren oder in Ordner verschieben. Alternativ: QuickStep einrichten.
Dringend und wichtig? Erledigung dauert maximal 3 Minuten?	Sofort erledigen und anschließend E-Mail aus Posteingang entfernen – entweder löschen oder ablegen, ganz nach Bedarf.
Erledigung hat noch Zeit bzw. dauert länger als 3 Minuten?	Aufgabe anlegen – entweder mit QuickStep oder mit gedrückter rechter Maustaste nach links unten über Aufgaben ziehen. Auch hier E-Mail aus Posteingang entfernen = löschen oder ablegen.
E-Mail nachhalten – taggenau	Aufgabe zur E-Mail als Erinnerung anlegen und die Original-E-Mail ablegen.
E-Mail nachhalten – nicht taggenau „Auge draufhaben“	Sammelwiedervorlage 1 x pro Woche bearbeiten QuickStep: kategorisiert „Nachhalten“, Gelesen, Ablage in Masterablage Suchordner Kategorie „Nachhalten“ anlegen Serienaufgabe zur Erinnerung: z. B. jeden Freitag „Nachhalten“ checken“
E-Mail „könnte noch gebraucht werden, es könnte sich daraus etwas entwickeln“	Aufgabe ohne Datum anlegen, Betreff anpassen oder mit Kategorie zusammenfassen
Jour fixe Besprechungsnotizen Projektinfos	Notizen laufend in einer Aufgabe ohne Datum sammeln: z. B. E-Mails mit Strg+C > Strg+V dorthin kopieren Alternativ: OneNote PS: Klasse Programm!
Umfangreiche Aufgaben	Serienaufgabe nach dem Häppchen-Prinzip für umfangreiche Aufgaben oder unangenehme Aufgaben anlegen, z. B. 15 E-Mails ablegen, 10 Minuten Präsentation erstellen, 1/2 h Messeplanung usw.