Outlook Tipps und Tricks zur E-Mail-Ablage

Wenn Sie alle E-Mails zentral ablegen, brauchen Sie ein paar Tipps, damit Sie trotz der 1-Ordner-Ablage alle E-Mails schnell finden. Aber auch für die Personen, die in vielen Ordnern ablegen, sind diese Tipps klasse.

1. Tipp: Outlook Suche nutzen

Die meisten E-Mails werden Sie spielend leicht mit der Suchfunktion finden, auch wenn alle E-Mails in nur einem Ordner liegen. Jetzt denken Sie vielleicht, dass Sie manchmal gar nicht wissen, wonach Sie suchen sollen.

Sie wissen aber auf jeden Fall, ob Sie die E-Mail empfangen oder gesendet haben, also können Sie schon mal mit An: [Ihr Name] oder Von:[Ihr Name] 50 % der E-Mails filtern. Und obendrein werden ja sowieso die aktuellsten immer oben aufgelistet und um die geht es ja auch in den meisten Fällen.

Und ob eine Anlage dabei war oder nicht, wissen sie bestimmt auch, also hatanlagen: Ja bzw. Nein.

Bestimmt wissen Sie auch noch irgendetwas aus der Signatur, beispielsweise die Stadt oder die Firma, also filtern Sie zusätzlich nach Text: [Suchbegriff].

-> In 99 % aller Fälle werden Sie die E-Mails schon längst gefunden haben. Sie ist ja abgelegt, nicht gelöscht, sie will nur noch gefunden werden. Bei Bedarf können Sie immer noch die erweiterten Suchfelder nutzen.

2. Tipp: Betreff ändern in E-Mail

In ganz seltenen Fällen verändere ich den Betreff einer E-Mail, bevor ich sie ablege, sodass ich später nach dem Betreff filtern kann. Dazu öffne ich einfach die E-Mail, klicke in den Betreff und ändere oder ergänze ihn.

3. Tipp: Kategorien Outlook Tipps zur E-Mail Ablage

Falls Sie mit vielen Projekten arbeiten, können Kategorien nützlich sein, um E-Mails vor der Ablage damit zu kennzeichnen. Ich persönlich nutze keine Kategorien, da sie mir zu aufwändig sind, ich suche und finde alles über die Suchfunktion.

4. Tipp: Suchordner Outlook Trick zur Ablage von E-Mails

Auch bei der 1-Ordner-Ablage können Suchordner sehr nützlich sein, da Sie damit E-Mails zusammenfassen können. Lassen Sie Suchordner nach Nachrichten von oder an bestimmte Personen filtern oder nach Kategorisierte E-Mail. Auch Nachrichten mit bestimmten Wörtern macht für die 1-Ordner-Ablage Sinn. Ich persönlich nutze auch keine Suchordner, ich nutze tatsächlich nur die Suche, für die Projektarbeit können Suchordner aber durchaus nützlich sein.

Hier findest du das Video zu diesem Beitrag „Zeitmanagement mit Outlook“:

Tipps zur E-Mail-Ablage in Outlook | Zeitmanagement mit Outlook E-Learning auf Deutsch – YouTube