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Microsoft Teams Einstellungen, die jeder kennen sollte

In diesem Blogbeitrag geht um drei Themen:

  1. Wie kann ich die Benachrichtigungen in MS Teams anpassen?
  2. Welche Einstellungen sollten auf jeden Fall in einem Team gemacht werden?
  3. Wie kann ich den Hintergrund ändern?

1. Benachrichtigungen in MS Teams einstellen

Standardmäßig erhältst du bei jeder Antwort oder Like auf einen Post von dir eine Benachrichtigung und das stört gemein in der Konzentration. Nachfolgend zeige ich dir, wie du die Microsoft Teams Benachrichtigungen individuell anpassen kannst.

Verwalten von Benachrichtigungen in Teams

Microsoft Teams bietet verschiedene Möglichkeiten für das Verwalten von Benachrichtigungen in Teams. Du kannst beispielsweise einstellen,

  • bei welchen Aktionen (Antworten, Besprechung läuft)
  • In welcher Form (Banner, E-Mail)
  • und wie oft

du benachrichtigt wirst. Standardmäßig werden in Microsoft Teams Benachrichtigungen bei jeder Kleinigkeit ausgelöst. Eine Teams Benachrichtigung kann in Form einer E-Mail, eines Banners bzw. Desktopbenachrichtigung oder persönlichem Feed zugestellt werden.

Teams E-Mail Benachrichtigungen

Um in Microsoft Teams die E-Mail-Benachrichtigungen zu verwalten, klickst du in Teams rechts oben auf dein Profilbild, dort auf Einstellungen und dann auf Benachrichtigungen. Dort kannst du die Teams Benachrichtigungen ausschalten oder die Benachrichtigungen in Teams individuell anpassen.

Benachrichtigungen löschen in Microsoft Teams

Ich empfehle dir, alle Teams Benachrichtigungen zu deaktivieren, auf die du nicht sofort reagieren musst. Wenn du einmal am Tag in Microsoft Teams bist, dann siehst du ja eh alles Neue links oben in deinen Aktivitäten.

um die Einstellungen in MS Teams, die nur der Besitzer des Teams machen kann. Sie sind enorm wichtig und sollten unbedingt berücksichtig werden, bevor Gäste und Externe in das Team integriert werden. Aber auch Kolleginnen und Kollegen können in einem virtuellen Team viel Schaden anrichten, wenn jedem alle Berechtigungen gegeben werden.

2. Microsoft Teams Team Einstellungen, die jeder kennen sollte

Es gibt einige Einstellungen, die nur durch den Teambesitzer vorgenommen werden können. Teambesitzer ist die Person, die das Team erstellt hat.

  • Mitglieder und Gäste hinzufügen, entfernen und Rollen anpassen
  • Kanäle bei allen Mitgliedern automatisch in deren Kanalliste einblenden
  • Teams archivieren und wiederherstellen
  • Apps, die von allen Mitgliedern im Team verwendet werden, hinzufügen
  • Connectoren integrieren
  • Teamumgebung individuell einrichten (z. B. Teambild, Berechtigungen etc.)

Entfernen von Mitgliedern in Microsoft Teams

  • Klicken Sie neben dem Teamnamen auf die drei Punkte > Team verwalten > Register Mitglieder
  • Klicken Sie neben dem zu löschenden Mitglied auf X.

Rollen anpassen von Teams-Mitgliedern und Gästen

In einem Team gibt es verschiedene Rollen: Besitzer, Mitglieder, Gäste. Diese Rollen können individuell angepasst werden, außer bei Gästen – deren Rolle kann nicht geändert werden. Kleiner Tipp: In diesem Bereich können Sie auch gleich einen weiteren Teambesitzer ernennen, falls Sie mal nicht verfügbar sind und dringende Einstellungen vorgenommen werden müssen oder Sie einfach die Arbeit teilen möchten.

  • Klicken Sie neben dem Teamnamen auf die drei Punkte > Team verwalten > Register Mitglieder
  • Klicken Sie neben dem gewünschten Mitglied auf das Dropdown-Menü neben seiner Rollenbezeichnung und weisen Sie die gewünschte Rolle zu.

Kanäle in MS Teams automatisch bei Mitgliedern einblenden

Bei wichtigen Kanälen können Sie einstellen, dass diese bei allen Teammitgliedern automatisch in deren Kanalliste angezeigt werden. Diese Einstellungen können Sie für maximal 10 Kanäle vornehmen.

  • Klicken Sie neben dem Teamnamen auf die drei Punkte > Team verwalten > Register Kanäle
  • Setzen Sie ein Häkchen neben dem entsprechenden Kanal bei Für Mitglieder anzeigen.

Microsoft Team archivieren/wiederherstellen

Wird ein Team nicht mehr aktiv genutzt, soll aber nicht endgültig gelöscht werden, kann es der Teambesitzer inklusive Kanäle und Unterhaltungen archivieren. Auch für die gesetzliche Aufbewahrungspflicht ist die Archivierung von Teams wichtig.

Team archivieren

  • Klicken Sie unterhalb der aktiven Teams auf das Zahnradsymbol. In diesem Bereich werden alle Teams verwaltet.
  • Klicken Sie in der rechten Fensterhälfte neben dem Team, das Sie archivieren möchten auf Weitere Optionen (…) > Team archivieren.
  • Aktivieren Sie in dem Bestätigungsfenster zum Schluss noch das Häkchen bei Sharepoint-Website für Teammitglieder als schreibgeschützt festlegen und bestätigen Sie mit einem Klick auf Archivieren.

Gut zu wissen

  • Archivierte Teams bleiben in ihrem ursprünglichen Speicherort erhalten, der Office 365-Cloud von Microsoft.
  • In der aktiven Teamsliste aller Mitglieder und des Besitzers werden archivierte Teams ausgeblendet.
  • Alle Unterhaltungen und Dateien werden schreibgeschützt und sind somit nicht mehr bearbeitbar.
  • Wenn ein Teammitglied etwas sucht, werden die Inhalte archivierter Teams mit einbezogen.
  • Der Teambesitzer kann weiterhin Mitglieder hinzufügen, entfernen oder Rollen anpassen.
  • Archivierte Teams können bei Bedarf ganz gelöscht werden.

Archivierte Teams einblenden und darin suchen

Sobald ein Team archiviert ist, ändert sich die Darstellung im Teams-Hub (gleichermaßen bei Besitzer und Mitgliedern). Die Teams sind nun in Aktiv und Archiviert unterteilt.

Archivierte Teams lassen sich von allen (noch nicht daraus entfernten) Teammitgliedern nach wie vor öffnen und alle Inhalte (in den Kanälen und Unterhaltungen) wie gewohnt durchsuchen. Allerdings sind archivierte Teams nicht mehr in der Liste der aktiven Teams eingeblendet, sondern müssen über einen anderen Bereich geöffnet werden, um Inhalte zu sehen. Wenn Sie den Schreibschutz für das Archiv aktiviert haben, können die Mitglieder jedoch nur noch lesen, aber keine Änderungen mehr vornehmen

  • Klicken Sie unterhalb der aktiven Teams auf das Zahnradsymbol.
  • Öffnen Sie die Liste der archivierten Teams, indem Sie auf Archiviert klicken.
  • Klicken sie auf den Namen des archivierten Teams. Das Team öffnet sich mit allen Beiträgen, Dateien und Registerkarten.

Team wiederherstellen

Ein Teambesitzer kann ein archiviertes Team wieder komplett mit Kanälen und Unterhaltungen wiederherstellen:

  • Klicken Sie wieder auf das Zahnradsymbol > Teams verwalten.
  • Klicken Sie rechts neben dem archivierten Team auf die drei Punkte > Team wiederherstellen.

Teamumgebung anpassen

  • Klicken Sie neben dem Teamnamen auf die drei Punkte > Team verwalten > Register Einstellungen
  • Nehmen Sie hier individuelle Einstellungen vor und zwar sofort, nachdem Sie ein neues Team erstellt haben.

3. Microsoft Teams Hintergrund ändern

Wenn Sie in einer Online-Besprechung in MS Teams sind, können Sie jederzeit oben in der Funktionsleiste über die drei Punkte Ihren Hintergrund anpassen. Klicken Sie dort einfach auf Hintergrundeffekte anwenden und klicken Sie auf den gewünschten Hintergrund. Selbstverständlich können Sie den Hintergrund in Microsoft Teams auch schon vor Betreten einer Besprechung ändern. Klicken Sie dazu auf den Besprechungslink, um an der Besprechung teilzunehmen und klicken Sie dort unterhalb Ihrer Kameravorschau auf Hintergrundfilter.

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