OneDrive for Business Datenschutz

In diesem Beitrag geht es um die häufigsten Datenpannen in Microsoft Teams und OneDrive for Business Datenschutz bzw. SharePoint und Microsoft Teams im Datenschutz-Tandem.

Datenschutz in OneDrive Microsoft

Als zertifizierte Trainerin und Inhaberin von Treutlein Seminare habe ich in den letzten 12 Monaten ca. 200 Schulungen zu Microsoft Teams durchgeführt. Vor allem die Dateiverwaltung in MS Teams mit OneDrive von Microsoft und SharePoint führt zu vielen Fragen seitens der Teilnehmer.

Die häufigsten Fehler beim Umgang mit Dateien über SharePoint und OneDrive Microsoft

In jeder Schulung mache ich die Erfahrung, dass grobe Datenschutzverstöße gemacht werden – einfach aus Unwissenheit oder weil Unternehmen ihre Mitarbeiter nicht schulen. In diesem Beitrag zu Microsoft OneDrive for Business Datenschutz Pannen zeige ich die häufigsten Fehler beim OneDrive Dateien teilen bzw. OneDrive Ordner freigeben. Teile diesen Beitrag gerne mit all deinen Freunden und Bekannten, damit auch sie wissen, wie sie ihre Daten auf OneDrive von Microsoft schützen können.

Microsoft OneDrive Datei freigeben im Chat – entfernt ist nicht gelöscht!

Löschen der Datei im Chat von Microsoft Teams bedeutet nicht, dass der Zugriff entzogen wird. Der andere kann immer noch direkt über sein OneDrive for Business auf die Datei zugreifen, du hast quasi nur den Link aus Teams entfernt, nicht die Freigabe selbst.

OneDrive Dateien teilen – Der schlimmste Fehler von allen!

Der schlimmste Fehler wird beim Erzeugen des Freigabelinks gemacht. Du kannst nicht nur über MS Teams eine Datei freigeben, sondern beispielsweise auch über deinen Explorer, über OneDrive Online usw. Wenn du im Teilen-Fenster bist, achte darauf, dass du nicht einen weltweiten Link erzeugst. Im oberen Bereich legst du nämlich den Freigabelink auf diese Datei fest. Der untere Bereich ist nur dafür da, den erzeugten Link zu versenden. Das bedeutet aber nicht, dass nicht im schlimmsten Fall die ganze Welt darauf Zugriff hat.

OneDrive Ordner freigeben als Video

Jeder lernt ja bekanntlich anders: Manche lesen gerne, andere probieren es gleich aus und wieder andere schauen sich gerne Lernvideos an. Darum habe ich auf YouTube einen Kanal, wo du dir Lernvideos von mir anschauen kannst, natürlich mit vielen Expertentipps und kostenlos. So lernst du schnell und einfach, wie du mit OneDrive Dateien teilen oder auf OneDrive Ordner freigeben kannst.

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OneDrive Dateien teilen und Bearbeitungs- oder Leserechte in Microsoft Teams anpassen

Egal an welcher Stelle du in MS Teams eine Datei einbringst, gibst du diese Datei immer mit Bearbeitungsrechten frei, nicht nur mit Leserechten. Möchtest du die Berechtigung anpassen, geht das nur am Speicherort der Datei. Bei Chatdateien ist das dein OneDrive, bei Kanaldateien SharePoint. In OneDrive von Microsoft kannst du deine Freigaben selbst anpassen, in SharePoint nur der Besitzer des Teams. Also Obacht geben, wenn du eine Datei in einem Kanal teilst, dann gibst du deine Besitzerrechte quasi an das Team ab.

SharePoint Datenschutz in Microsoft Teams

Kanaldateien werden auf SharePoint verwaltet. Wenn du dort in der Zugriffsverwaltung bist und eine Datei weiteren Personen außerhalb deines Teams freigeben möchtest, dann solltest du das auf gar keinen Fall über den Direkten Zugriff tun, denn sonst gibst du dem Freigabeempfänger nicht nur Zugriff auf die eine Datei, sondern auf die ganze Microsoft 365-Gruppe. Wenn du von OneDrive Dateien teilen oder über OneDrive Ordner freigeben möchtest, dann solltest du das über den Teilen-Befehl tun, sonst gibst du mehr frei als du vielleicht willst.

OneDrive for Business Datenschutz in Besprechungen

Wenn du während einer Kanalbesprechung eine PowerPoint zeigen möchtest und diese spontan „vom Computer hochlädst“, dann speicherst du automatisch eine Kopie dieser Präsentation in der Dateibibliothek des Kanals, d. h. andere Teammitglieder haben Bearbeitungsrechte auf deine Präsentation, obwohl du diese wahrscheinlich nur während des Meetings zeigen wolltest.

Datenschutz mit OneDrive von Microsoft in in MS Teams geht uns alle an!

Na, ist dir schon ganz warm geworden? Das sind nur einige der Fehler, die regelmäßig im Umgang mit Dateien passieren. Alles was du sonst noch wissen musst, um effizient und datenschutz-konform mit OneDrive Microsoft zu arbeiten, findest du in meinem eBook.

OneDrive Microsoft und Microsoft Teams Datenschutz als e-Learning für Unternehmen

Ich habe eine Videoreihe zum Thema „Dateiverwaltung in MS Teams mit OneDrive und SharePoint“ entwickelt, quasi im E-Learning-Format – und das Thema Datenschutz war mir hierbei wichtig. Diese Videos kann man beispielsweise in ein organisationsweites Team in Microsoft Teams einbinden oder auf SharePoint veröffentlichen.

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