Office Schulung mit Outlook für Sekretariat und Assistenz
Sekretariat Schulung zu Outlook
Als Office-Manager oder Sekretärin managen Sie einen oder mehrere Chefs, sind der Dreh- und Angelpunkt Ihres Unternehmens und kompetente Ansprechpartnerin für alle Fragen und Belange Ihres Teams. Sie planen Besprechungen und Reisen, managen mehrere Postfächer, bewältigen die E-Mail Flut mit einigen hundert E-Mails in der Woche und beantworten unzählige interne und externe Anfragen. Hier arbeiten Sie schon intensiv mit MS Office Outlook, wollen aber noch schneller und noch besser werden. Wenn Sie auch das Gefühl haben, dass Sie in einer normalen Outlook Schulung nichts mehr lernen können, sind Sie bei uns genau richtig!
Inhouse-Seminar zu Office-Management und Chefentlastung
Erfahren Sie z. B., wie Sie bei mehreren Postfächern alle wichtigen E-Mails im Blick behalten, Freigaben bei Bedarf anpassen, die Aufgabenliste von Outlook praxistauglich einrichten oder Besprechungen schneller und besser planen. Steigern Sie durch diese extra auf die Bedürfnisse von Assistenzen, Sekretärinnen und Teamassistentinnen ausgerichtete Outlook Schulung deutlich Ihre Effizienz. Lernen Sie tolle Funktionen für zeitsparende E-Mail-Organisation, Terminmanagement und effektive Chefentlastung und vor allem jede Menge Tipps, die Sie garantiert noch nicht kennen. All das lernen Sie in unseren Outlook Seminaren für Sekretariat und Assistenz.
Seminarablauf und Konzepte
Was bringt Ihnen diese Sekretärinnen Schulung?
- Sie vergessen nichts mehr, weil Sie top organisiert sind
- Sie benötigen weniger Zeit für die typischen Arbeiten im Office
- Sie senken Ihren Stresspegel und erhöhen Ihre Belastbarkeit
- Die Zusammenarbeit mit Ihrem Chef bzw. Ihrem Team läuft flüssiger
- Sie entlasten Ihren Chef noch effektiver
- Sie minimieren Unterbrechungen und Zeitfresser
Wer sind die Teilnehmer dieser Schulung?
Diese Outlook Schulung für Assistenz und Sekretariat richtet sich an Office-Manager, Bürovorsteher, Sekretärinnen, Assistenzen usw.
Wenn das Ihr Arbeitsalltag ist, passt diese Outlook-Schulung für Sie:
- Sie checken viele E-Mails – eigene und evtl. auch noch die von anderen
- Sie werden dauernd unterbrochen und bekommen ad-hoc-Aufgaben
- Sie managen mehrere Postfächer
- Sie organisieren viele Besprechungen und Terminen
- Sie sind Ansprechpartnerin für Jedermann
Stellen Sie hohe Erwartungen an diese Outlook Schulung!
- Maßgeschneiderte Assistenz Schulungen (Outlook, OneNote, Persönlichkeitsentwicklung)
- Zertifizierte Trainerin mit über 20 Jahren Berufserfahrung als Assistentin
- Gruppen Inhouse-Schulungen mit bis zu 9 Personen oder Einzel-Coaching
- Alle benötigten Einstellungen in Outlook werden direkt im Seminar gemacht
- Bis 4 Wochen nach dem Seminar Support
- Alle Ihre Fragen werden beantwortet
Wie lange dauert dieser Outlook Kurs fürs Büro?
Diese Office Schulung für eine Gruppe von maximal 9 Personen dauert 2 Tage. Das ist auch nötig, da wir alle Bereiche von Outlook angehen: Kalender, E-Mail, Kontakte und vor allem Aufgaben – und das braucht nunmal seine Zeit.
Bis zu einer Gruppengröße von 4 Personen oder bei einer Einzelschulung kommen wir auch mit einem Tag zurecht.
Karina Treutlein
Trainerin für Microsoft Office Schulungen in Sekretariat, Office und Assistenz
Zertifizierte Trainerin aus Würzburg
Zertifizierter Business-Coach
Live Online Trainerin
Fachbuchautorin
Sie hat über 20 Jahre Praxiserfahrung als Assistentin, schreibt regelmäßig Fach-Artikel für die Working@Office und ist Referentin beim Sekretariats-Kongress. Darüber hinaus hat sie mehrere Fachbücher zu Selbstorganisation und Zeitmanagement mit Outlook publiziert, welche sie als Seminarunterlage in den Inhouse-Schulungen für Sekretariat und Assistenz verwendet.
Sie suchen eine Inhouse Schulung für Ihre Mitarbeiter?
Alle unsere Seminare führen wir gerne bei Ihnen als Inhouse Schulung durch. Firmenschulungen werden inhaltlich auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten und die Themen mit Ihnen abgestimmt. Hier erfahren Sie mehr über unsere Arbeitsweise. Für ausgesuchte Themen bieten wir offene Kurse in verschiedenen Städten Deutschlands an.
Inhalte und Themen der Assistenz Schulung zu Outlook
Alle Inhouse Schulungen zu MS Office werden individuell mit Ihnen abgestimmt. Das heißt, wir schulen dort in die Tiefe, wo es für Sie wichtig ist, auch zu Themen wie OneNote, Selbstorganisation oder Persönlichkeitsentwicklung.
- Vertretungszeiten und Jobsharing organisieren
- E-Mails mit Abstimmungsschaltflächen erstellen
- Termine, Aufgaben und E-Mails delegieren
- Textvorlagen erstellen, überarbeiten und verwalten
- Urlaubskalender anlegen und verwalten
- Jobs, die elektronische Aufgabenliste perfekt beherrschen
- Termin-, Ressourcenverwaltung und Terminplanungs-Assistent
- Mehrsprachige Features nutzen
- E-Mail mit Ablaufdatum bzw. Verfallsdatum erstellen
- Ordner und Kalender freigeben und annehmen in der Exchange Umgebung
- Tipps und Tricks in Outlook für Sekretariat und Assistenz
- Auf Wunsch: Einblicke und Anwendungsbeispiele in OneNote
Mehr zu Outlook
Office- und Reiseplanung mit OneNote...
In Outlook gibt es eine Schnittstelle zu OneNote, dem digitalen Notizbuch von MS Microsoft Office. E-Mails, Aufgaben und Termine sind zwischen den beiden Programmen verknüpft, was eine Organisation enorm erleichtert.
Mit OneNote können Sie top übersichtlich Reisen und Veranstaltungen planen, sich ein eigenes Wikipedia anlegen, Protokolle verwalten, Checklisten führen und vieles mehr. Auf Wunsch nehmen wir uns in der Outlook Schulung etwas Zeit, um OneNote und die Schnittstelle zu Outlook kennenzulernen. Wenn Sie schon Mit OneNote arbeiten, beantworten wir Ihnen gerne all Ihre Fragen dazu bzw. machen Sie noch effizienter im Umgang mit OneNote.
Die 5 größten Fehler in Outlook...
Diese Zeitfresser sorgen dafür, dass Sie Zeit verlieren:
- Sie tragen Ihre Aufgaben im Kalender ein.
- Wichtigen E-Mails geben Sie ein Fähnchen.
- E-Mails legen Sie in vielen Ordnern ab.
- Vorlagen speichern Sie unter Entwürfe oder in der Signatur.
- Sie missbrauchen Ihren Posteingang als offene Todo-Liste unerledigter E-Mails.
Gerne zeigen wir Ihnen, wie Sie auf umfangreiche Ordnerstrukturen verzichten und stattdessen die Suchfunktion effizient einsetzen. Wir unterstützen Sie dabei, die elektronische Aufgabenliste praxistauglich einzurichten, anstatt Aufgaben im Kalender zu notieren und auch das Schicken von E-Mails an sich selbst erübrigt sich mit dem bewussten Einsatz von Kategorien.
Outlook-Geheimnisse für´s Office...
Durch die E-Mail Flut kann der eigene oder freigeschaltete Posteingang schnell unübersichtlich werden. Oft wird durch eine ineffiziente Suche oder unübersichtliche Ablagestruktur wertvolle Zeit vergeudet. Auch die Terminorganisation mit mehreren Teilnehmern gestaltet sich oft sehr zeitaufwändig – vor allem, wenn die einzelnen Kalender nicht sauber geführt werden.
Eine schlechte Organisationsstruktur in Outlook führt unweigerlich zu Fehlern im Ablauf und vermeidbaren Zeitverlusten. Um solche Zeitfresser zu vermeiden, bietet Outlook eine Reihe von oft versteckten Funktionen, die den Berufsalltag einer Sekretärin oder Assistentin deutlich vereinfachen. Zum Beispiel können Sie nach diesem Outlook Seminar sehr effizient und übersichtlich Aufgaben verwalten und delegieren, Termine mit dem Terminplanungs-Assistenten schnell und einfach planen, das Postfach des Chefs durch die Kommunikationsspalte übersichtlich gestalten und vieles mehr. Lernen Sie in diesem Outlook Seminar, wie Sie sich und Ihren Chef optimal entlasten. Zeit sparen im Office durch Outlook Seminare für Assistentinnen kann so einfach sein!
Selbstorganisation, Chefentlastung und Officemanagement...
Wollen Sie auch eine Persönlichkeitsschulung, können wir die Outlook Schulung mit weiteren Themen ergänzen:
Themen Chefentlastung
Damit sich Ihr Chef auf seine wichtigen Aufgaben, effiziente Meetings, zielführende Gespräche und strategische Entscheidungen konzentrieren kann, braucht er eine zuverlässige Assistentin oder Sekretärin an seiner Seite, die ihm den Rücken freihält und ihm so viel Arbeit wie möglich abnimmt. Dazu gehört z. B. das Organisieren seiner E-Mail-Flut, das Koordinieren seiner Termine und die Zuarbeit in verschiedenen Projekten.
In diesem Chefentlastung Seminar mit Outlook lernen Sie, wie Sie Ihrem Chef den Rücken freihalten, in seinem Auftrag delegieren, ihm und sich Freiräume verschaffen und Zeitfresser nachhaltig eliminieren. Outlook birgt so viel Potenzial zur Büro- und Arbeitsplatzorganisation und effektiven Chefentlastung, was Sie per Knopfdruck (bzw. Mausklick) realisieren können, wenn Sie die Mechanismen kennen. Effektive Chefentlastung Seminare für Sekretariat und Assistenz mit Outlook bringen Sie weiter!
Themen Office-Management
- Welche Checklisten haben sich im Office bewährt?
- Was muss ich tun, damit auch während einer längeren Abwesenheit „der Laden läuft“?
- Wie beseitige ich Störquellen?
- Wie organisiere ich erfolgreiche Veranstaltungen?
Themen Kommunikation
- Wie gehe ich mit internen Hierarchien diplomatisch um?
- Wie funktioniert zeitsparende Kommunikation im Office? (Selbsttest „Wie kommuniziere ich?“)
- Wie sage ich wertschätzend Nein?
- Wie gehe ich mit Quasselstrippen um?
- Wie spreche ich sensible Themen an?
- Wie optimiere ich die E-Mail-Kommunikation?
Themen Selbstorganisation
- Wo bleibt meine Zeit und wie optimiere ich sie?
- Wie setze ich richtig Prioritäten und halte diese auch ein?
- Wie schaffe ich es, mich auf die wesentlichen Dinge zu konzentrieren, schnell Entscheidungen zu treffen und den Überblick zu behalten?
- Wie beseitige ich Störquellen und welche Gegenmaßnahmen helfen wirklich?
- Wo liegen meine persönlichen Leistungsspitzen und wie nutze ich diese optimal?
- Welcher Zeit-Typ bin ich und wo habe ich noch Potenzial?
- Welche Zeitfresser habe ich und wie vermeide ich sie?
- Wie setze ich Ziele erfolgreich um?
Tipp: Besprechungen organisieren...
Sicher organisieren Sie viele Besprechungen und bekommen darauf viele Zu-/Absagen oder Unter Vorbehalt-Antworten. Das verstopf Ihren Posteingang, vor allem wenn die Einladung an einen großen Verteilerkreis verschickt wurde. Wenn Sie das Problem über die Regeln angehen, aktualisieren sich die Statusmeldungen nicht mehr im Termin selbst in den Details.
So geht´s besser: Gehen Sie links oben über das Register „Datei“ in die „Optionen“ und dort in das Register „E-Mails“. Scrollen Sie etwas nach unten bis zur Gruppe „Verlauf“. Dort sind die beiden letzten Funktionen für Sie interessant. Wenn Sie „Verlaufsinformationen aktualisieren und dann Antworten ohne Kommentare löschen“ anklicken, werden alle Antworten auf Besprechungseinladungen in den Papierkorb geschoben außer denen, wo der Absender noch einen Kommentar hinzugefügt hat. Wenn Sie die letzte Funktion „Nach dem Aktualisieren der Verlaufsinformationen Bestätigungen verschieben nach…“ aktivieren, werden alle Antworten auf Besprechungsanfragen in einen bestimmten Ordner geleitet. So bleibt Ihr Posteingang schön übersichtlich.. Weitere Tipps im Blog.
