Office Schulung mit Outlook für Sekretariat und Assistenz

In Outlook gibt es eine Schnittstelle zu OneNote, dem digitalen Notizbuch von MS Microsoft Office. E-Mails, Aufgaben und Termine sind zwischen den beiden Programmen verknüpft, was eine Organisation enorm erleichtert.

Mit OneNote können Sie top übersichtlich Reisen und Veranstaltungen planen, sich ein eigenes Wikipedia anlegen, Protokolle verwalten, Checklisten führen und vieles mehr. Auf Wunsch nehmen wir uns in der Outlook Schulung etwas Zeit, um OneNote und die Schnittstelle zu Outlook zu schulen. Wenn Sie schon Mit OneNote arbeiten, beantworten wir Ihnen gerne all Ihre Fragen dazu bzw. machen Sie noch effizienter im Umgang mit OneNote.

Diese Zeitfresser sorgen dafür, dass Sie Zeit verlieren:

• Sie tragen Ihre Aufgaben im Kalender ein.
• Wichtigen E-Mails geben Sie ein Fähnchen.
• E-Mails legen Sie in vielen Ordnern ab.
• Vorlagen speichern Sie unter Entwürfe oder in der Signatur.
• Sie missbrauchen Ihren Posteingang als offene Todo-Liste unerledigter E-Mails.

Gerne zeigen wir Ihnen, wie Sie auf umfangreiche Ordnerstrukturen verzichten und stattdessen die Suchfunktion effizient einsetzen. Wir unterstützen Sie dabei, die elektronische Aufgabenliste praxistauglich einzurichten, anstatt Aufgaben im Kalender zu notieren und auch das Schicken von E-Mails an sich selbst erübrigt sich mit dem bewussten Einsatz von Kategorien.

Durch die E-Mail Flut kann der eigene oder freigeschaltete Posteingang schnell unübersichtlich werden. Oft wird durch eine ineffiziente Suche oder unübersichtliche Ablagestruktur wertvolle Zeit vergeudet. Auch die Terminorganisation mit mehreren Teilnehmern gestaltet sich oft sehr zeitaufwändig – vor allem, wenn die einzelnen Kalender nicht sauber geführt werden.

Eine schlechte Organisationsstruktur in Outlook führt unweigerlich zu Fehlern im Ablauf und vermeidbaren Zeitverlusten. Um solche Zeitfresser zu vermeiden, bietet Outlook eine Reihe von oft versteckten Funktionen, die den Berufsalltag einer Sekretärin oder Assistentin deutlich vereinfachen. Zum Beispiel können Sie nach diesem Outlook Seminar sehr effizient und übersichtlich Aufgaben verwalten und delegieren, Termine mit dem Terminplanungs-Assistenten schnell und einfach planen, das Postfach des Chefs durch die Kommunikationsspalte übersichtlich gestalten und vieles mehr. Lernen Sie in diesem Outlook Seminar, wie Sie sich und Ihren Chef optimal entlasten. Zeit sparen im Office durch Outlook Seminare für Assistentinnen kann so einfach sein!

Wollen Sie auch eine Persönlichkeitsschulung, können wir die Outlook Schulung mit weiteren Themen ergänzen:

Themen Chefentlastung

Damit sich Ihr Chef auf seine wichtigen Aufgaben, effiziente Meetings, zielführende Gespräche und strategische Entscheidungen konzentrieren kann, braucht er eine zuverlässige Assistentin oder Sekretärin an seiner Seite, die ihm den Rücken freihält und ihm so viel Arbeit wie möglich abnimmt. Dazu gehört z. B. das Organisieren seiner E-Mail-Flut, das Koordinieren seiner Termine und die Zuarbeit in verschiedenen Projekten.

In diesem Chefentlastung Seminar mit Outlook lernen Sie, wie Sie Ihrem Chef den Rücken freihalten, in seinem Auftrag delegieren, ihm und sich Freiräume verschaffen und Zeitfresser nachhaltig eliminieren. Outlook birgt so viel Potenzial zur Büro- und Arbeitsplatzorganisation und effektiven Chefentlastung, was Sie per Knopfdruck (bzw. Mausklick) realisieren können, wenn Sie die Mechanismen kennen. Effektive Chefentlastung Seminare für Sekretariat und Assistenz mit Outlook bringen Sie weiter!

Themen Office-Management

• Welche Checklisten haben sich im Office bewährt?
• Was muss ich tun, damit auch während einer längeren Abwesenheit „der Laden läuft“?
• Wie beseitige ich Störquellen?
• Wie organisiere ich erfolgreiche Veranstaltungen?

Themen Kommunikation

• Wie gehe ich mit internen Hierarchien diplomatisch um?
• Wie funktioniert zeitsparende Kommunikation im Office? (Selbsttest „Wie kommuniziere ich?“)
• Wie sage ich wertschätzend Nein?
• Wie gehe ich mit Quasselstrippen um?
• Wie spreche ich sensible Themen an?
• Wie optimiere ich die E-Mail-Kommunikation?

Themen Selbstorganisation

• Wo bleibt meine Zeit und wie optimiere ich sie?
• Wie setze ich richtig Prioritäten und halte diese auch ein?
• Wie schaffe ich es, mich auf die wesentlichen Dinge zu konzentrieren, schnell Entscheidungen zu treffen und den Überblick zu behalten?
• Wie beseitige ich Störquellen und welche Gegenmaßnahmen helfen wirklich?
• Wo liegen meine persönlichen Leistungsspitzen und wie nutze ich diese optimal?
• Welcher Zeit-Typ bin ich und wo habe ich noch Potenzial?
• Welche Zeitfresser habe ich und wie vermeide ich sie?
• Wie setze ich Ziele erfolgreich um?

Sicher organisieren Sie viele Besprechungen und bekommen darauf viele Zu-/Absagen oder Unter Vorbehalt-Antworten. Das verstopf Ihren Posteingang, vor allem wenn die Einladung an einen großen Verteilerkreis verschickt wurde. Wenn Sie das Problem über die Regeln angehen, aktualisieren sich die Statusmeldungen nicht mehr im Termin selbst in den Details.

So geht´s besser: Gehen Sie links oben über das Register „Datei“ in die „Optionen“ und dort in das Register „E-Mails“. Scrollen Sie etwas nach unten bis zur Gruppe „Verlauf“. Dort sind die beiden letzten Funktionen für Sie interessant. Wenn Sie „Verlaufsinformationen aktualisieren und dann Antworten ohne Kommentare löschen“ anklicken, werden alle Antworten auf Besprechungseinladungen in den Papierkorb geschoben außer denen, wo der Absender noch einen Kommentar hinzugefügt hat. Wenn Sie die letzte Funktion „Nach dem Aktualisieren der Verlaufsinformationen Bestätigungen verschieben nach…“ aktivieren, werden alle Antworten auf Besprechungsanfragen in einen bestimmten Ordner geleitet. So bleibt Ihr Posteingang schön übersichtlich.. Weitere Tipps im Blog.