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Teams Dateien teilen

In den letzten 12 Monaten habe ich über 200 Schulungen zu Microsoft Teams und die Teams Datenablage durchgeführt und immer war die Frage dabei, wie man in Teams Dateien teilen kann. Die meisten Teilnehmer arbeiteten bereits mit MS Teams, hatten aber alle die gleichen Fragen zur Dateiverwaltung in Teams. Eigentlich ist es ganz einfach, da die Dateiablage automatisch im Hintergrund abläuft.

Teams Dokumente teilen mit der Dateiverwaltung in MS Teams

Erst mal vorneweg: Microsoft Teams ist kein Programm, sondern eine Arbeitsoberfläche, in die bereits bestimmte Tools fest integriert sind, u. a. ein Chat und das Kollaboration-Tool „Teams“. In Microsoft Teams selbst liegen keine Dateien. Allerdings kann man direkt über Microsoft Teams Dokumente teilen.

OneDrive Speicherplatz vs SharePoint in MS Teams

Alle Dateien, die du in MS Teams siehst, liegen auf einer Cloud – entweder auf OneDrive oder auf SharePoint. Das hängt davon ab, in welches Tool du die Datei eingefügt hast. Und da kommt die Büroklammer ins Spiel.

OneDrive for Business in Teams als Datenablage

Fügst du mit einem Klick auf die Büroklammer in einem Einzel- oder Gruppenchat eine Datei ein, dann liegt diese auf OneDrive, also auf deiner persönlichen Cloud. Nur du kannst dort Freigaben anpassen und entziehen. In Teams siehst du nur die Verlinkung zur Datei. Es sieht zwar so aus, als würdest du in Teams Dateien teilen, allerdings passiert das alles im Hintergrund. Das gleiche gilt auch für Dateien, die du während einer Besprechung über den Besprechungschat teilst. Alles was im Chatbereich aufgelistet wird, steht OneDrive zur Dateiablage dahinter.

MS Teams Datenablage auf SharePoint

Fügst du eine Datei über das Tool Teams in einen sogenannten Kanal ein,  wird eine Kopie der Datei auf SharePoint gespeichert. Das gleiche gilt, wenn du eine Datei während einer Kanalbesprechung über den Besprechungschat einfügst. SharePoint wird von deinem Unternehmen verwaltet. Wenn du eine Datei in einen Kanal einfügst, dann gibst du sie quasi an das Team ab. Nicht mehr du, sondern nur noch der Besitzer dieses Teams kann die Datei verwalten, also beispielsweise die Zugriffsrechte auf diese Datei anpassen. Stell dir also SharePoint wie ein Gruppenlaufwerk in der Cloud vor und OneDrive wie deine persönliche Festplatte in der Cloud. Nur wenn man weiß, wo der Speicherort einer Datei ist, kann man in Microsoft Teams Dateien teilen und wieder rückgängig machen oder anpassen.

Dateiverwaltung in MS Teams

Wenn du eine gelöschte Datei wiederherstellen, eine Freigabe entziehen oder aus Schreib- Leserechte machen möchtest, dann geht das nur am Speicherort und nicht in Microsoft Teams. Deshalb sollte jeder, der mit Microsoft Teams arbeitet, auch OneDrive und SharePoint beherrschen, zumindest in den wichtigsten Punkten.

eLearning zu OneDrive for Business als Basis Microsoft Teams Datenablage

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Lernvideo zu Teams Datenablage

Zum Thema Microsoft Teams Dateien teilen habe ich auch ein Lernvideo auf YouTube veröffentlicht.

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